A ControlPay fornece serviços de auditoria de fretes muito detalhados através da sua plataforma de auditorias online. Os nossos serviços são guiados por um conhecimento aprofundado da logística e pela flexibilidade de nos adaptarmos às necessidades dos nossos clientes multinacionais que servimos à escala europeia ou mundial. Nossos serviços gerenciados são uma combinação forte de nossa plataforma de auditoria de frete exclusiva, juntamente com equipes de auditoria dedicadas e bem treinadas que trabalham em estreita cooperação com seus departamentos de Logística e Finanças.
Nossas soluções de auditoria de frete
Nossas soluções de auditoria de frete são sempre adaptadas às necessidades específicas do cliente. Podemos implementar diversos processos em função do seu ambiente informático, dos transportadores com os quais trabalha, da disponibilidade dos dados e das exigências locais específicas.
Quando os dados de envio do cliente são bons, não precisamos receber dados de faturamento da transportadora, pois basearíamos nossas instruções de faturamento nos dados de remessa que classificamos automaticamente em nossa plataforma. Se a transportadora tiver custos adicionais, a mesma poderia solicitar aprovação por meio de nossa plataforma e, se aprovado, esses custos seriam adicionados à instrução de faturamento. O serviço de controle de faturamento é o nosso processo de auditoria de frete mais eficiente. Trata-se de uma forma de auto faturação baseada nos dados de encomenda de envio que recebemos de um sistema ERP ou TMS. Estes dados são avaliados em função das tarifas e das regras comerciais que temos em nosso sistema, constituindo a base da instrução de faturamento semanal que enviamos às transportadoras. Em seguida, as transportadoras têm a possibilidade de criar uma fatura de frete em nossa plataforma, ou enviar uma fatura através dos meios tradicionais. A transportadora também tem a opção de declarar quaisquer custos adicionais ou imprevistos que possa ter através da nossa ferramenta de custos extras. Desta forma, o processo é leve tanto para o cliente quanto para a transportadora. Todos os custos são considerados durante o cálculo: frete padrão, acessórios e sobretaxa de combustível. A transportadora recebe uma instrução de cobrança na qual o valor do IVA foi considerado. Além disso, a alocação de custos é automaticamente adicionada, se necessário, e a entidade da fatura correta é indicada.
De uma forma semelhante ao controle de faturamento, baseamos nosso cálculo somente nos dados de remessa recebidos do cliente, mas, em vez de enviar uma instrução de faturamento, apenas enviamos uma nota de crédito. Isso funciona apenas em configurações onde dados de remessa perfeitos estão disponíveis. A ControlPay é conhecida por sua flexibilidade e entendemos que as empresas estão sujeitas a diferentes níveis de automação e processos. É por isso que desenvolvemos diferentes processos que se ajustam a qualquer situação. Somos capazes de lidar com diferentes processos ao mesmo tempo para diferentes locais ou transportadoras. Os dados do seu pedido estão em forma e você nos fornece os dados por meio de uma interface? Desejamos que isso seja a base para o nosso processo de auditoria de frete mais eficiente, que cria notas de crédito que são enviadas automaticamente às transportadoras semanalmente. Não é necessário o intercâmbio de dados com as operadoras, não são necessárias faturas em papel, apenas 1 nota de crédito por semana por operadora, com base nos dados que saem do seu sistema ERP ou TMS. O ControlPay faz o cálculo do preço e a alocação automática de custos e o insere de volta em seu sistema financeiro, para que haja um mínimo de trabalho em todos os lados.
O processamento eletrônico de faturas faz mais sentido, pois é econômico e altamente automatizado. No entanto, pode haver situações em que certas restrições tornem preferível o processamento de faturas em papel. As faturas seriam então enviadas por correio ou por scan à ControlPay, e inseridas no sistema dentro de um prazo de 24 horas. Após sua inserção no sistema e verificação segundo nosso princípio dos quatro olhos, processamos os dados da mesma forma que os dados inseridos por via eletrônica.
A pré-auditoria é um processo em que verificamos e combinamos dados de envio com dados pré-faturados da transportadora. Regra geral, recebemos dados de envio por meio de uma interface e comparamos esses dados com um arquivo de faturamento eletrônico da transportadora. Com base nos resultados da comparação, resolvemos quaisquer possíveis discrepâncias, e continuamos o processo para fechar o ciclo de auditoria. Com o processo de pré-auditoria, recebemos também dados de expedição ERP ou TMS, mas isto não é um pré-requisito para este processo. As transportadoras nos enviam um ficheiro de pré-faturação por via eletrônica. Isto pode ser feito de diversas formas (descarregamento do sistema da transpotadora, ou através de uma interface com diversos formatos como Excel, xml, EDIFACT), segundo o mais eficaz (em termos de custos). O processo de taridicação e de comparação encontra-se na base das instruções de faturamento que enviamos para as transportadoras. Em seguida, as transportadoras têm a possibilidade de criar uma fatura em nossa plataforma de auditoria de fretes, ou enviar uma fatura através dos meios tradicionais. A transportadora também tem a opção de declarar quaisquer custos adicionais ou imprevistos que possa ter através da nossa ferramenta de custos extras.
O processo de pós-auditoria é um processo segundo o qual as transportadoras são verificadas após terem sido pagas. Isto significa que se trata de um processo de auditoria simplificada, pois não esclarecemos quaisquer problemas, limitando-nos a assinalá-los, não efetuamos repartição de despesas, tudo isso já foi feito. Este processo tem diversos inconvenientes, pois não permite otimizar completamente o processo, mas pode ser eficaz para um projeto pontual para procurar potências economias devido a um faturamento errado.
A ControlPay está na vanguarda de mudar a forma como as transportadoras atualmente cobram seus clientes. Com nossas soluções exclusivas de faturamento eletrônico, eliminamos o papel onde for legalmente possível, agilizamos o processo de faturamento e automatizamos muitos pontos de manutenção manual no processo de auditoria, codificação e pagamento.
Saiba mais sobre as soluções de auditoria de frete da ControlPay
No âmbito das operações complexas e de grande escala, é difícil manter uma boa visão geral, e entender o que se passa por todo o lado em termos de logística. Graças à auditoria de frete, saberá exatamente que tipo de exceções tem, onde as tem, quantas transportadoras pontuais foram utilizadas durante um determinado prazo de tempo, utilização de equipementos especiais, quantas transportadoras são utilizadas por cada local, e a que frequência as tarifas regulares não foram aplicadas, se as transportadoras entregam atempadamente, etc.
Os dados resultantes do processo permitem-lhe melhorar sua organização logística. Alguns exemplos são: modificar os comportamentos de encomenda dos clientes, melhorar a seleção dos transportadores em função da compreensão das tarifas, utilizar os dados de envios para garantir uma melhor licitação e reduzir sua base global de transportadores.
Muitas escalas tarifárias contêm demasiados custos auxiliares que são propriedade de uma transportadora, mas que podem ser harmonizadas por toda a base da transportadora, o que implica uma diminuição do número de nomes auxiliares e uma melhor estrutura. Ao mesmo tempo, as escalas tarifárias, muitas vezes, não possuem instruções claras sobre as regras relativas ao peso e à conversão das divisas, ao cálculo e ao arredondamento e, finalmente mas não menos importante, à forma como os envios têm de ser consolidados. A ControlPay tem tudo isto em conta graças à nossa vasta experiência neste campo.
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