20 principais fatores a considerar ao escolher seu provedor de Auditoria e Pagamento de Frete

Rolf Bax

Rolf Bax

June 14, 2018 - 17:00

20 principais fatores a considerar ao escolher seu provedor de Auditoria e Pagamento de Frete

Para uma marca global com custos logísticos globais, somente um provedor de Auditoria Global de Frete será suficinete. Existem grandes diferenças nos métodos de trabalho de vários Provedores de Auditoria de Frete. Para ser capaz de oferecer serviços internacionais, você precisa ser bem versado, considerando o fato de que o mercado de auditoria de fretes nos Estados Unidos, por exemplo, é completamente diferente daquele da Europa ou da Ásia. Estamos aqui para ajudá-lo a fazer as escolhas certas. O que você precisa procurar ao selecionar o parceiro certo e quais são as potenciais armadilhas? Dependendo da sua organização, é possível que outros fatores sejam importantes e que talvez não tenham sido incluídos em nossa lista. no entanto, a mesma fornecerá de qualquer forma um bom ponto de partida.

A maioria das empresas que enviam mercadorias alocam mais de 50% de seus custos logísticos totais para o transporte; a terceirização de auditoria de frete (e pagamento) certamente tem suas vantagens. Além disso, as diferenças entre os provedores de serviços de auditoria de frete podem ser observadas, já que algumas se concentram na redução de custos e outras vão muito além, oferecendo vários serviços e ferramentas, como Business Intelligence. Muitas pessoas no setor de logística também acham que a auditoria de frete só oferece economia de custos devido à remoção do superfaturamento. No entanto, as vantagens vão muito mais além disso. Uma boa Auditoria de Frete também garante maior visibilidade de frete e dados acionáveis, por exemplo. Eles garantem que você pare de pagar demais através de faturas corretas, em vez de lidar com exceções.

Por que você gostaria de trabalhar com um Provedor de Auditoria de Frete?

- está interessado em descobrir como o mesmo poderia ajudar sua organização
- não tem capacidade para fazê-lo internamente
- os sistemas de faturação automática não são eficazes. Isto só é possível com dados 100% corretos 
- o rastreamento dos custos não está funcionando
- não encontramos tarifas de frete 100% corretas
- os custos auxiliares não estão sob controlo?
- deseja economizar nas despesas de frete
- deseja economizar nos custos de pessoal e ver onde a eficiência pode ser melhorada
- deseja transparência nas suas despesas de frete

Os pontos chave para selecionar um provedor de serviços de auditoria de frete

Informe-nos se tiver mais questões. Temos todo o prazer em ajuda-lo!

1.Olhe além dos serviços básicos oferecidos pelos provedores de AF. Hoje em dia, eles podem oferecer muito mais do que apenas as vantagens de custo da Auditoria de Frete. Quais ferramentas adicionais eles fornecem?
2. Características importantes dos Provedores de Auditoria de Frete são reputação e estabilidade. Há quanto tempo o fornecedor está ativo no mercado? Se aplicam rótulos de qualidade relevantes ou padrões (ISO)? Solicite referências detalhadas. Se o prestador de serviços de AF prestar alguns serviços adicionais, peça referências para esses também.
3. Consolidação de faturas Procure um provedor de serviços de auditoria de frete que seja capaz de consolidar envios. A não consolidação significa a perda de dinheiro, ou necessidade de criação de alternativas para calcular corretamente. Ao terceirizar a auditoria de frete, o foco principal é muitas vezes a obtenção de economias de custo de frete. Portanto, certifique-se de que sua transportadora faz a consolidação de remessa correta de suas encomendas e envios aéreos.
4. Tudo gira à volta da tecnologia de ponta, mas a tecnologia está a mudar rapidamente. Pergunte em que medida eles investem anualmente em informática.
5. A partir do departamento de finanças e gestão até ao planeador de transporte, todos têm acesso a uma boa quantidade de dados relacionados com transporte. Antes de os dados poderem ser analisados, é essencial que os mesmos estejam limpos e corretos. É aqui que começa a vantagem da auditoria e dos pagamentos; isto ajuda a organização a atingir vantagens competitivas com, por exemplo, um melhor planeamento de orçamentos. O provedor de serviços de AF apoia-se nos dados logísticos.
6. Existem diferenças significativas entre os Estados Unidos e a Europa, e o mercado asiático também tem suas idiossincrasias em torno da auditoria. Qual é a experiência deles nestes mercados? Questões essenciais a pesquisar, especialmente como ator no mercado global. O fornecedor de serviços de auditoria de frete pode administrar diversas divisas e línguas?
7. Neste setor, a qualidade tem um preço. Tenha cuidado, pois não vai querer descobrir isso da pior forma possível. Um provedor de serviços de auditoria de frete que se posicione no segmento mais baixo do mercado não o vai ajudar; trata-se de qualidade.
8. Informe-se cuidadosamente sobre o que eles podem alcançar com a visibilidade do frete. O que você vai entender e o que você pode fazer com esses dados?
9. Invista mais do que nas referências de clientes de um provedor de auditoria; olhe para as transportadoras também. Estude a colaboração entre as transportadoras e o provedor de serviços de AF. Como isso é organizado, como a tecnologia é estruturada?
10. Como eles processam informações manuais de operadoras, como listas de preços que exigem entrada manual?
11. A colaboração com um provedor de Auditoria de Frete é uma parceria de longo prazo. A cooperação geralmente começa com preparativos intensivos. É essencial fazer a escolha correta.
12. Por vezes, os clientes vêm o provedor de serviços de auditoria principalmente como uma despesa e não como uma mais-valia. Qual é sua opinião?
13. Pergunte sobre o atendimento ao cliente; como está organizado? Um sistema separado foi criado ou é organizado por e-mail? Isso afetará regularmente a colaboração do dia-a-dia e é um fator importante a ser observado.
14. Codificação e relatórios: Naturalmente, você não quer que as faturas sejam pagas em excesso ou pagas em dobro - mas as possibilidades são muito maiores. Isto inclui funcionalidades como por exemplo a atribuição de centros de custos automática. As possibilidades são muitas, portanto veja as várias opções disponíveis.
15. Como empresa, tem de pensar estrategicamente. Pense além das suas necessidades atuais; leve suas necessidades futuras em consideração. Inclua o crescimento projetado em suas discussões; eles podem expandir consigo, se necessário? Isso é especialmente importante ao nível informático.
16. A colaboração influenciará seu relacionamento com as operadoras; o provedor de serviços de auditoria de frete forma um componente de seus processos de cooperação. Como eles gerenciam o suporte das operadoras? O que as transportadoras pensam sobre sua interação com o provedor de auditoria de frete? Seu provedor deve formar uma extensão de sua própria organização; como eles vão cumprir esse papel?
17. Leva algum tempo para implementar um bom sistema de auditoria e pagamento de fretes com as taxas correspondentes de todas as transportadoras. O provedor de serviços de auditoria de frete deveria ser capaz de aconselhar e assisti-lo com a simplificação das tarifas, harmonizando outros mecanismos de custos e fixando limites para custos acessórios. O objetivo é estabelecer um processo total eficiente.
18. A base é uma pesquisa avançada antes de começar. Pesquise sobre a estabilidade financeira da empresa. Especialmente se eles também vão tratar dos seus pagamentos de frete.
19. No setor da logística existem diversos meios de transporte. Assegure que seu provedor é capaz de processar todos os modos de transporte utilizados pelo seu negócio. Eles conseguem reunir todos os dados em um só sistema? Os custos acessórios estão incluídos em todos os modos? Por vezes, diversos modos estão incluídos num só envio. Eles conseguem processar isso?
20. Um último conselho: Visite a empresa e não se limite à sala de reuniões, observe a equipe em ação.

Sobre a ControlPay

Com mais de 250 funcionários, a ControlPay é a maior fornecedora de serviços de auditoria de frete da Europa. A história da nossa empresa remonta ao ano de 1969, com a criação de uma empresa de aconselhamento sobre logística que deu origem a diversas empresas de logística e transporte, até que, no início do século, decidimos redefinir o sistema de auditoria e de pagamento de fretes. Hoje, a ControlPay apoia as grandes multinacionais com estruturas complexas de logística nas suas necessidades de controle dos custos de fretes e fluxo de faturação. Quer saber mais sobre nossos serviços? Basta contatar-nos!

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