Estudo de caso da auditoria de frete FMCG

Pieter Kinds

Pieter Kinds

August 10, 2018 - 13:55

O caso de negócios de uma empresa líder mundial em bens de consumo de alta velocidade (FMCG) que usa a solução de auditoria de frete totalmente terceirizada e baseada na web Auditoria de frete da ControlPay para otimizar os custos de frete e a visibilidade.

Dados do cliente

Empresa: Global Fast Moving Consumer Goods (FMCG)
Escopo: EMEA, NA
Unidades de negócios: 3
Locais: 15 instalações, 8 rdc
Centro de serviços partilhados: 3
Envios: 5.1M anualmente
Gastos: 200M Eur: Rodoviário, Marítimo, Aéreo, Encomendas
Transportadoras: >100

Auditoria de frete Objetivos

Seleção do fornecedor

Com base num processo de pedido de propostas, a ControlPay foi selecionada como fornecedora mundial de serviços de auditoria de frete. A ControlPay marcou bem devido à capacidade para servir o cliente em todas as áreas geográficas, a capacidade e flexibilidade de interfaçagem com o cliente e as transportadoras, e a abordagem geralmente baseada na tecnologia.

Auditoria de frete Configuração

- Interação de transações de envios com 6 sistemas ERP diferentes (3 SAP, 2 JDE, 1 sistema legado)
- Integração da transportadora com base no processo por transportadora
- Interfaces de fatura de transportadoracom 40 transportadoras
- Configuração de dados mestre / taxa
- Back check de todas as faturas de um trimestre
- Treinamento de usuários do cliente
- Business Intelligence, incluindo relatórios de custo para servir

Soluções de auditoria de frete

Mistura de diversos processos de auditoria de frete diferentes, feitos por medida, com base na disponibilidade dos dados e na capacidade da transportadora regional. Correspondência de 3 vias para entregas de saída.

Resultados Soluções de auditoria de frete ControlPay

A análise de tarifas revelou várias partes incompletas e pouco claras de muitos contratos, que foram esclarecidas durante a configuração. A verificação de faturas produziu descobertas de superfaturamento de diferentes porcentagens por transportadora (entre 0% e 11,3%). O superfaturamento total foi de 3,6%. Após a implementação, o superfaturamento encontrado foi reduzido para 2,5%. Como uma parte considerável do escopo é processado em uma base de pré-fatura/faturação automática, o superfaturamento é evitado. O gerenciamento efetivo dos custos adicionais levou à rejeição de cobranças que não têm registro de aprovação disponível. Os relatórios revelam a ocorrência de custo extra por site, por transportadora e por aprovador do cliente. Uma análise mais aprofundada dos relatórios relacionados já levou à atualização dos contratos de taxas para formalizar as taxas previamente processadas como taxas pontuais. Além disso, alguns custos extras foram incluídos no índice automático, com base nas lógicas implementadas, reduzindo o número de eventos de custo extra.

As lógicas de codificação de conta automáticas adicionam codificação a 94% das transações no processamento inicial no início do projeto, que foi aumentado para 97% após 4 meses de processamento. A codificação de contas perdidas está sendo concluída mediante solicitação de auditores de faturas por meio de um fluxo de trabalho baseado em aplicativos, permitindo que as contas a serem pagas para comentários falhem na codificação. Os arquivos de dados de fatura codificados da conta são processados durante a noite, fornecendo dados para contas a pagar. Os dados de pagamento são retornados à ControlPay, permitindo à ControlPay emitir notificações de remessa para os contatos da operadora, bem como a visibilidade do estado do pagamento on-line. Os pagamentos atempados subiram até 99,2%. O serviço de BI da Controläy agora contém transações de faturas e envio de todos os sistemas ERP, mas também transações que não estavam sendo capturadas anteriormente. Cada site e cada unidade de negócios agora têm uma visão de quanto gastam com cada operadora, incluindo todos os detalhes de remessa relacionados. Os dados provaram ser inestimáveis em licitações que o cliente emitiu desde o início do projeto. Não só é possível criar uma linha de base sólida para os concursos, como também é possível processar o feedback das propostas e calcular o impacto dos custos das ofertas individuais.

Após 6 meses de processamento, a empresa de auditoria dos clientes visitou as instalações da ControlPay para realizar uma extensa auditoria. Sendo auditado com base em ISAE3402 e SAS70 regularmente, a auditoria externa não revelou quaisquer deficiências significativas. As metas de retorno do investimento criadas no início do projeto foram alcançadas e superadas. Os objetivos de superfaturamento foram atingidos. Além disso, o lançamento de faturas com base em dados e a redução considerável de consultas da transportadora, devido às informações de pagamento fornecidas, liberaram recursos FTE nas áreas de contas a pagar. Graças ao processo de consolidação, o valor das faturas para o cliente diminuiu significativamente, com 40% para 112.000. Isso resultou em uma abordagem de baixo impacto tanto para o departamento de logística quanto para finanças.

Mas além dessas primeiras vitórias, a conquista mais valorizada é considerada a grande melhoria no que diz respeito à visibilidade e à transparência sobre onde o dinheiro está sendo gasto.

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