Estudo de caso de auditoria de frete e de pagamentos de fabricante internacional

Pieter Kinds

October 6, 2017 - 12:33

Na última década, uma empresa de fabrico internacional decidiu selecionar uma parte externa para executar uma parte administrativa (auditoria e pagamento) do frete. A ideia era terceirizar as tarefas repetitivas e usar uma solução de informática avançada para ter o LSCM mais focado em tarefas estratégicas de negócios. A provedora de solução de negócios de auditoria e pagamento de frete selecionada foi a ControlPay, com sede em Breda, na Holanda, e seu centro de processamento em Kiev, na Ucrânia.

Este foi um projeto bastante desafiador para ambas as partes, considerando a complexidade dos fluxos (mais de 150 transportadoras ativas) e o volume da atividade (mais de 900.000 envios por ano). O frete total representa uma parte significativa da despesa do cliente na Europa, com cerca de 120 milhões de euros por ano. Em relação ao LSCM, o frete representa o maior passado dos custos logísticos (quase 55%);

Valor chave da auditoria de frete e pagamento para o cliente

• Um controle sistemático e completo das faturas das transportadoras. Todos os envios criados pelo cliente no SAP são exportados para a plataforma de controle de frete ControlPay e pré-calculados com base nos Contratos de Contrato estabelecidos no menu principal. O sistema verifica a remessa, o recebimento e a aplicação das taxas corretas para evitar o superfaturamento, os custos de acesso e os faturamentos duplicados das operadoras. Isso significa que todas as faturas das transportadoras são sistematicamente comparadas com os custos esperados. Apenas as faturas corretas e não contestadas são processadas pela ControlPay e enviadas como prontas para serem pagas pelo cliente.
  - Alta visibilidade e padronização na preparação da provisão de frete. Todas as remessas não correspondidas com uma fatura da transportadora são identificadas como passivo pelo sistema e informadas no acúmulo no final do mês. O cálculo da provisão agora é feito por meio de um processo standard no nível europeu e através de uma reserva automática no SAP no final do mês.
  - Melhoria dos fluxos de processos entre o cliente e as operadoras. Todos os diferentes estágios dos fluxos são armazenados na plataforma ControlPay Freight Audit (FRED). Esta plataforma baseada na web permite que a equipe do cliente E as transportadoras sigam, a qualquer momento, o status das transações (por exemplo, incompatibilidade devido a discordância sobre custos extras). Relatórios diferentes são usados para listar as diferenças e erros, que são facilmente exportados para Excel quando necessário.

O que o cliente aprendeu/ganhou com essa cooperação:

Terceirização não significa que não há envolvimento

1. Trabalhar de forma diferente, concentrando-se em exceções.
2. Nem todas as tarefas podem ser terceirizadas. As tarefas críticas e estratégias ainda são efetuadas internamente pelos clientes, como por exemplo a negociação com as transportadoras. Como exemplo, a ControlPay realiza o cálculo dos acréscimos no final do mês (*) para frete, mas a responsabilidade continua sendo do LSCM. (verificação, contratos com auditores externos). Portanto, os detalhes das provisões preparadas pela CP ainda devem ser validados pelos membros locais do LSCM antes da reserva no SAP.
3. Uma boa comunicação entre todas as partes é vital! Reuniões periódicas são realizadas entre o ControlPay e o cliente. Isso para resolver dados incompatíveis e antecipar possíveis problemas.

A integridade dos dados é crucial e também deve ser reavaliada periodicamente. Portanto, o centro de processamento em Kiev, na Ucrânia, foi auditado pelo LSCM do lado do cliente para realizar uma revisão operacional dos processos de negócios para garantir que eles sejam tratados de maneira eficiente e controlada. "Foi uma experiência e tanto ver em uma sala em Kiev uma equipe de funcionários ucranianos falando diferentes idiomas e sendo totalmente dedicada ao cliente", comentou um porta-voz do lado dos clientes. "Outras áreas de escritório são dedicadas às atividades de auditoria de frete de outras multinacionais, operações em uma grande variedade de mercados. A visita de dois dias também foi a oportunidade de identificar com o ControlPay algumas das melhores práticas para ser mais pró-ativo. Como exemplo, um relatório de acompanhamento semanal é usado por nossas entidades e pela Equipe Central de Contratos para acompanhar a situação com as transportadoras e antecipar possíveis problemas antes do final do mês. "

“Hoje ganhamos em termos de controle dos dados processados e visibilidade nos livros financeiros (menos desvios sem explicação para frete na demonstração de resultados). "A fundação está sendo construída neste estágio, levando a mais eficiência "Ainda há alguns novos projetos futuros para seguir em frente!"