Pagamento de frete: 10 fatos sobre a faturação de frete que todos devem saber

Rolf Bax

Rolf Bax

January 17, 2019 - 16:16

Hoje continuamos nossa série sobre pagamento de faturas de frete. Apesar do fato de que a auditoria e pagamento de frete dificilmente aparece como o primeiro ponto de interesse na agenda da cadeia de suprimentos, cada vez mais empresas estão cada vez mais focadas no pagamento de frete à luz dos dados de transporte e na redução de gastos de frete. Neste blog, criamos um infográfico para examinar mais de perto 10 importantes fatos da faturação de frete.

INFOGRÁFICO: Pagamento de fretes - 10 fatos sobre faturação de frete que afetam suas despesas de frete

Clique na fotografia para visualizar o infográfico

3 melhores práticas de auditoria de frete que valem ouro para profissionais de logística e finanças

Como o infográfico indica claramente, vale a pena auditar as faturas de frete de forma estruturada. Para começar, vamos começar com a definição de uma fatura de frete, às vezes chamada de nota de frete. De acordo com o Merriam-Webster: Uma fatura prestada por uma transportadora a um consignatário de frete e contendo uma descrição identificadora do frete, o nome do remetente, o ponto de origem da remessa, seu peso e o valor das cobranças.

Os gerentes de logística, funcionários e controladores de negócios estão entre as pessoas dentro de uma organização que são confrontadas com faturas de frete regularmente. E como eles sabem, uma fatura de frete pode ser tão suave como a seda, ou pode causar múltiplas dores de cabeça por dia! Às vezes, todos os pagamentos estão indo bem, mas outros dias são mais como uma tempestade de reclamações, custos de assessoria desconhecidos e faturas que, por algum motivo, simplesmente não coincidem. Portanto, como garantimos que o sol brilhe todos os dias?

Bem, seguindo o famoso ditado de 'El Salvador', o próprio Johan Cruijff; cada desvantagem tem sua vantagem, nós gostamos de passar por cima de três pontos dedicados a essas palavras sábias e dar-lhe uma visão sobre como transformar suas faturas em uma mão amiga, em vez de um caos contábil.

1. Terceirização de auditoria de frete e pagamento

Os fornecedoes de serviços de auditoria de frete ajudam cada vez mais as empresas a reduzir as suas despesas de frete. Quer se trate de retalhistas, empresas de comércio online, fabricantes de cuidados de saúde e organizações farmacêuticas, para todos os departamentos de logística é importante diminuir as despesas de transporte. As faturas de frete têm um papel importante neste sentido, principalmente porque a complexidade logística à escala internacional torna necessária a presença de um auditor de frete. Isto deve-se à falta de visibilidade, à necessidade de controlo, às economias de custos e à necessidade de pagar atempadamente as transportadoras. As despesas de frete podem representar 10% das despesas de uma organização, segundo a logística de entrada.

Em razão do aumento dos custos de frete, diversas organizações estão cada vez mais proativas na gestão das suas faturas de frete, utilizando os serviços dos fornecedores de serviços de auditoria de frete. Muitas vezes, uma das razões para começar a terceirizar a auditoria de fretes é o fato de, por muitas empresas, esta terceirização poder significar o meio mais económico de conduzir e processar faturas de frete. Eles também notaram que o custo de verificação, de tratamento e, finalmente, de pagamento de uma fatura de frete interna é de cerca de 11$, e que o custo de terceirização se encontra entre 5 e 10% do custo interno.

Auditoria de frete: Atualmente versus processo tradicional

Tradicionalmente

- Processamento das faturas de frete (primeiro a fatura, depois a auditoria)
- Recuperação de superfaturamento
- Repartição de custos e codificação

Atualmente: soluções modernas de auditoria de frete

- Eliminação de erros de faturação
- Repartição de custos e codificação
- Controlo do processo administrativo pelo expedidor
- Criação de processos unificados e eficazes
- Visibilidade (custos, envios, contratos e processos)
- Centralização e estandardização de dados
- Redução de papel
- Uma única fonte de dados para diversos departamentos (abastecimento, finanças, operações)

Auditoria de frete e pagamentos terceirizados

O processo de auditoria de frete começa assim que uma empresa de logística externa recebe as faturas de frete do cliente diretamente das transportadoras. Após receber as faturas, as mesmas são inseridas na plataforma de auditoria de frete, criando um rastreamento visível das mesmas. Após este processo ter sido terminado, todas as faturas dos fornecedores de serviços logísticos (transportadoras) são sujeitas a uma auditoria de exatidão, verificação de duplicados, custos auxiliares e tarifas de frete aplicadas. O processo termina com a codificação correta da conta e as faturas de frete estão prontas para serem pagas.

No entanto, um serviço de pagamento de frete geralmente consiste em mais serviços combinados. Por exemplo, serviços de auditoria de frete, pagamento de frete, relatório de dados para logística e análise de dados de carga. Os provedores de serviços de verificação de frete estão vinculados a expedidores por meio de intercâmbio eletrônico de dados (EDI), sistemas de gerenciamento de transporte e faturas de frete de papel. É muito comum que essas empresas também forneçam ferramentas adicionais, por exemplo, para agendar remessas, propostas de frete, custos de remessa e funções de cobrança automática ...

Pagamento de frete: A mais-valia da terceirização

 

  • Custos de frete reduzidos em 3 a 5%
  • Tempo reduzido gasto em atualizações de tarifas, tratamento de exceções,
  • Processo orientado por KPI com total transparência.
  • Redução da quantidade de faturas
  • Simplificação da base de transportadoras
  • Pagamento a tempo para transportadoras
  • Repartição automática dos custos
  • Relatórios consolidados
  • Serviços certificados

2. Consolidação de faturas de frete

 

Qualquer que seja o perfil ou tipo de remessa, a consolidação de faturas de frete é essencial para o fluxo de trabalho em sua empresa. A consolidação de suas contas de frete em uma única conta de frete é a resposta efetiva para todas as diferentes faturas (em papel) que sua equipe de contabilidade recebe a cada semana. Saiba mais sobre como consolidar as contas de frete e como a logística e o financiamento podem economizar tempo no processamento de faturas

3. Os dados de pagamento de frete são seu passaporte para a análise das despesas de frete

Os dados extraídos de faturas de frete, arquivos de remessa e outros documentos criam uma poderosa fonte de visibilidade dos custos de frete de uma empresa. Para os gerentes de transporte e logística, esses dados tornam-se a base para a tomada de decisões estratégicas, benchmarking (transportadoras), suporte de propostas e redução de custos logísticos.

Prática comercial comum: Desconexão entre detalhes de envio e descontos faturados reais, pois eles não são gerenciados pela mesma plataforma. Um provedor de serviços de auditoria de frete faz essa conexão. Isso leva a recursos de análise aprofundada.

Os dados a seguir podem ser extraídos de suas faturas de frete, permitindo que você controle melhor as licitações, as transportadoras de referência, o controle de alocação de custos, os acréscimos e a compreensão de seus custos. pagar. Isso ajuda a simplificar sua organização de logística como um todo.

Common data reports from freight payment data 

  • Atividade geográfica
  • Atividade de transportadoras
  • Custo dos serviços
  • Comportamento de encomenda
  • Utilização de caminhões
  • Analisador de CO2
  • Benchmarking entre unidades de negócios
  • Dimensões e preços médios por entrega
  • Relatórios sobre custos adicionais (taxas de espera, etc.)
  • Análise para otimização de redes
  • Relatório de KPI
  • Fontes:

    - American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
    - E-billing market overview 2015
    - Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
    - Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
    - ControlPay own study in 2013*