Serviços robustos de auditoria de frete

Auditoria de Frete

Benefícios da auditoria de frete

Nossas soluções de auditoria são elaboradas sob medida para atender às suas exigências específicas. Podemos estabelecer múltiplos processos personalizados, dependendo do seu ambiente de TI, das transportadoras com que trabalha, da disponibilidade de dados e outras especificações.

Visibilidade

Visibilidade

No âmbito das operações complexas e de grande escala, é difícil manter uma boa visão geral, e entender o que se passa por todo o lado em termos de logística. Graças à auditoria de frete, saberá exatamente que tipo de exceções tem, onde as tem, quantas transportadoras pontuais foram utilizadas durante um determinado prazo de tempo, utilização de equipementos especiais, quantas transportadoras são utilizadas por cada local, e a que frequência as tarifas regulares não foram aplicadas, se as transportadoras entregam atempadamente, etc.

Dados exploráveis

Dados exploráveis

Os dados resultantes do processo permitem-lhe melhorar sua organização logística. Alguns exemplos são: modificar os comportamentos de encomenda dos clientes, melhorar a seleção dos transportadores em função da compreensão das tarifas, utilizar os dados de envios para garantir uma melhor licitação e reduzir sua base global de transportadores.

Simplificação e harmonização das estruturas tarifárias

Simplificação e harmonização das estruturas tarifárias

Muitas escalas tarifárias contêm demasiados custos auxiliares que são propriedade de uma transportadora, mas que podem ser harmonizadas por toda a base da transportadora, o que implica uma diminuição do número de nomes auxiliares e uma melhor estrutura. Ao mesmo tempo, as escalas tarifárias, muitas vezes, não possuem instruções claras sobre as regras relativas ao peso e à conversão das divisas, ao cálculo e ao arredondamento e, finalmente mas não menos importante, à forma como os envios têm de ser consolidados. A ControlPay tem tudo isto em conta graças à nossa vasta experiência neste campo.

Como fazemos

Tecnologia

15% das receitas anuais são reinvestidas na pesquisa, no desenvolvimento e na inovação, assegurando a posição de líder de auditoria de fretes que a ControlPay ocupa. Novas funcionadidades e novas funções são desenvolvidas continuamente, com base num guia de orientação interno e no feedback dos clientes. Um nível crescente de automação reduz o trabalho manual e aumenta a produtividade, o que permote À ControlPay aumentar a sua base de clientes. A plataforma de auditoria de fretes e as ferramentas associadas à mesma são construídas em Java, permitindo-nos sermos flexíveis no desenvolvimento em curso. A plataforma é totalmente online.

Faturação automática

Na ControlPay, fazemos corresponder os dados de pré-faturação com os dados de expedição. Se dispuser de dados de expedição perfeitos, não necessitamos dos dados de pré-faturação. Após isso, dizemos ao transportador o que deveria faturar. Isso é feito automaticamente com base nas instruções de faturação semanais. Com estas instruções, o transportador conecta-se à plataforma de auditoria de fretes através de um link por e-mail, podendo facilmente converter estas instruções numa verdadeira fatura, bastando para isso inserir o seu número de fatura..

Interfaçagem

A ControlPay faz interface com muitas organizações de remetentes e transportadoras para receber e enviar dados de remessa e fatura. Como tal, temos uma vasta experiência com diferentes tipos de EDI. Além disso, a ControlPay tem flexibilidade para integrar da maneira preferida pelo remetente ou transportadora.

 

 

Repartição automática dos custos

Uma das vantagens escondidas da auditoria de fretes é o facto de poder economizar muito tempo no departamento de finanças. A repartição dos custos é, muitas vezes, uma tarefa complexa, principalmente feita por via manual. A ControlPay racionaliza este processo, programando todas as regras comerciais relativas aos centros de custos e contas de custos, para que os custos processados sejam repartidos automaticamente aos geradores de custos corretos. Esta funcionalidade já está disponível para os custos a pagar.

Workflow para as exceções

Uma das vantagens escondidas da auditoria de fretes é o facto de poder economizar muito tempo no departamento de finanças. A repartição dos custos é, muitas vezes, uma tarefa complexa, principalmente feita por via manual. A ControlPay racionaliza este processo, programando todas as regras comerciais relativas aos centros de custos e contas de custos, para que os custos processados sejam repartidos automaticamente aos geradores de custos corretos. Esta funcionalidade já está disponível para os custos a pagar.

Encomenda em linha

A encomenda em linha é uma ferramenta de reserva de remessas online. Com base em modelos fáceis de utilizar, é possível reservar e enviar uma remessa em tempo real para a transportadora. Também podem ser adicionadas informações como por exemplo a codificação das contas. As informações podem ser utilizadas imediatamente na plataforma de auditoria como acumulação, e as informações da encomenda em linha serão adicionadas automaticamente à instrução de faturação semanal.

Auditoria de faturas logísticas

Controle de faturamento

Quando os dados de envio do cliente são bons, não precisamos receber dados de faturamento da transportadora, pois basearíamos nossas instruções de faturamento nos dados de remessa que classificamos automaticamente em nossa plataforma. Se a transportadora tiver custos adicionais, a mesma poderia solicitar aprovação por meio de nossa plataforma e, se aprovado, esses custos seriam adicionados à instrução de faturamento. O serviço de controle de faturamento é o nosso processo de auditoria de frete mais eficiente. Trata-se de uma forma de auto faturação baseada nos dados de encomenda de envio que recebemos de um sistema ERP ou TMS. Estes dados são avaliados em função das tarifas e das regras comerciais que temos em nosso sistema, constituindo a base da instrução de faturamento semanal que enviamos às transportadoras. Em seguida, as transportadoras têm a possibilidade de criar uma fatura de frete em nossa plataforma, ou enviar uma fatura através dos meios tradicionais. A transportadora também tem a opção de declarar quaisquer custos adicionais ou imprevistos que possa ter através da nossa ferramenta de custos extras. Desta forma, o processo é leve tanto para o cliente quanto para a transportadora. Todos os custos são considerados durante o cálculo: frete padrão, acessórios e sobretaxa de combustível. A transportadora recebe uma instrução de cobrança na qual o valor do IVA foi considerado. Além disso, a alocação de custos é automaticamente adicionada, se necessário, e a entidade da fatura correta é indicada.

Auto faturamento

De uma forma semelhante ao controle de faturamento, baseamos nosso cálculo somente nos dados de remessa recebidos do cliente, mas, em vez de enviar uma instrução de faturamento, apenas enviamos uma nota de crédito. Isso funciona apenas em configurações onde dados de remessa perfeitos estão disponíveis. A ControlPay é conhecida por sua flexibilidade e entendemos que as empresas estão sujeitas a diferentes níveis de automação e processos. É por isso que desenvolvemos diferentes processos que se ajustam a qualquer situação. Somos capazes de lidar com diferentes processos ao mesmo tempo para diferentes locais ou transportadoras. Os dados do seu pedido estão em forma e você nos fornece os dados por meio de uma interface? Desejamos que isso seja a base para o nosso processo de auditoria de frete mais eficiente, que cria notas de crédito que são enviadas automaticamente às transportadoras semanalmente. Não é necessário o intercâmbio de dados com as operadoras, não são necessárias faturas em papel, apenas 1 nota de crédito por semana por operadora, com base nos dados que saem do seu sistema ERP ou TMS. O ControlPay faz o cálculo do preço e a alocação automática de custos e o insere de volta em seu sistema financeiro, para que haja um mínimo de trabalho em todos os lados.

O processamento eletrônico de faturas faz mais sentido, pois é econômico e altamente automatizado. No entanto, pode haver situações em que certas restrições tornem preferível o processamento de faturas em papel. As faturas seriam então enviadas por correio ou por scan à ControlPay, e inseridas no sistema dentro de um prazo de 24 horas. Após sua inserção no sistema e verificação segundo nosso princípio dos quatro olhos, processamos os dados da mesma forma que os dados inseridos por via eletrônica.

A pré-auditoria é um processo em que verificamos e combinamos dados de envio com dados pré-faturados da transportadora. Regra geral, recebemos dados de envio por meio de uma interface e comparamos esses dados com um arquivo de faturamento eletrônico da transportadora. Com base nos resultados da comparação, resolvemos quaisquer possíveis discrepâncias, e continuamos o processo para fechar o ciclo de auditoria. Com o processo de pré-auditoria, recebemos também dados de expedição ERP ou TMS, mas isto não é um pré-requisito para este processo. As transportadoras nos enviam um ficheiro de pré-faturação por via eletrônica. Isto pode ser feito de diversas formas (descarregamento do sistema da transpotadora, ou através de uma interface com diversos formatos como Excel, xml, EDIFACT), segundo o mais eficaz (em termos de custos). O processo de taridicação e de comparação encontra-se na base das instruções de faturamento que enviamos para as transportadoras. Em seguida, as transportadoras têm a possibilidade de criar uma fatura em nossa plataforma de auditoria de fretes, ou enviar uma fatura através dos meios tradicionais. A transportadora também tem a opção de declarar quaisquer custos adicionais ou imprevistos que possa ter através da nossa ferramenta de custos extras.

O processo de pós-auditoria é um processo segundo o qual as transportadoras são verificadas após terem sido pagas. Isto significa que se trata de um processo de auditoria simplificada, pois não esclarecemos quaisquer problemas, limitando-nos a assinalá-los, não efetuamos repartição de despesas, tudo isso já foi feito. Este processo tem diversos inconvenientes, pois não permite otimizar completamente o processo, mas pode ser eficaz para um projeto pontual para procurar potências economias devido a um faturamento errado.

A ControlPay está na vanguarda de mudar a forma como as transportadoras atualmente cobram seus clientes. Com nossas soluções exclusivas de faturamento eletrônico, eliminamos o papel onde for legalmente possível, agilizamos o processo de faturamento e automatizamos muitos pontos de manutenção manual no processo de auditoria, codificação e pagamento.

Nossas soluções de auditoria de frete

Business Intelligence

Business Intelligence

Soluções robustas de auditoria para empresas multinacionais

Concursos de frete

Concursos de frete

Sourcing de fretes fácil de utilizar, através de uma plataforma inovadora na cloud. Mais informações

Ofertas pontuais

Ofertas pontuais

Uma plataforma para pedidos e ofertas para envios pontuais

Gestão de tarifas

Gestão de tarifas

Soluções para gerir e solicitar tarifas imediatamente para todos os tipos de transporte.

Sobre a ControlPay

Organização

Anos de crescimento regular e estável permitiram à ControlPay criar a estrutura de empresa ideal para servir os seus clientes. Dentro do departamento de auditoria, existem diversas disciplinas que adoptam uma abordagem dedicada à atualização das tarifas, gestão de processos, validação de dados e comunicação com transportadoras e expedidores. Os profissionais de auditoria da ControlPlay todos têm uma formação universitária e são treinados internamente em logística e auditoria de frete pelo Departamento de Formação da ControlPay.

Estrutura do projeto

Os projetos de implementação de novos clientes são gerenciados por diversas equipes, dirigidas por um chefe de projeto. Estas equipes trabalham em estreita colaboração durante a fase de implementação. Os engenheiros de soluções elaboram diversos processos e cenários para o cliente, enquanto o serviço de implementação se encarrega da análise dos esquemas tarifários, do carregamento de dados e do teste dos dados. O departamento de informática programa as lógicas, a atribuição de custos, as regras comerciais, e constrói interfaces onde necessário. Um programa avançado de relatório e gestão de projetos é utilizado para gerenciar os atrasos e as diversas responsabilidades ao longo da implementação.

Recursos úteis

Caso práctico de auditoría de fletes de FMCG

El caso de una empresa líder internacional de bienes de consumo rápido (FMCG) que usa la solución de auditoría de fletes web completamente externalizada de ControlPay para optimizar los costes de flete y la visibilidad. Para saber más sobre este caso de auditoría de fletes, haga clic en el botón que aparece a continuación. Más información.

Estudo de caso de auditoria de frete e de pagamentos de fabricante internacional

Na última década, uma empresa de fabrico internacional decidiu selecionar uma parte externa para executar uma parte administrativa (auditoria e pagamento) do frete. A ideia era terceirizar as tarefas repetitivas e usar uma solução de informática avançada para ter o LSCM mais focado em tarefas estratégicas de negócios.

Blogue: 20 principais fatores a considerar ao escolher seu provedor de Auditoria e Pagamento de Frete

Para uma marca global com custos logísticos globais, somente um provedor de Auditoria Global de Frete será suficinete.

Blogue: Pagamento de frete: 10 fatos sobre a faturação de frete que todos devem saber

Apesar do fato de que a auditoria e pagamento de frete dificilmente aparece como o primeiro ponto de interesse na agenda da cadeia de suprimentos, cada vez mais empresas estão cada vez mais focadas no pagamento de frete à luz dos dados de transporte e na redução de gastos de frete. Neste blog, criamos um infográfico para examinar mais de perto 10 importantes fatos da faturação de frete.